年會的時間一般選擇會在年末的某一天,是一年的總結(jié),也是新一年的開始。持續(xù)周期,大多數(shù)常見的年會是在一個晚上就搞定了,但有些全國都有分部或者有代理商的公司,會將活動的周期延長,例如微商行業(yè),他們會召集所有代理商來到同一座城市聚會,例如他們第一天是參觀總部、工廠,歡迎晚宴、第二天是產(chǎn)品發(fā)布會、年會。甚至有的周期會持續(xù)到第三天。每個企業(yè)、公司的情況不一樣,但今天我們只說周期為一晚上的年會。確定好年會的時間之后,就要確定場地,場地一般是在酒店的宴會廳,根據(jù)不同人數(shù)、規(guī)模挑選場地大小。
2、成立年會工作組安保組:負責(zé)整場活動的安全措施
3、確定邀請嘉賓并發(fā)送邀請函
4、確定年會活動的流程管理活動的物料是最復(fù)雜,最繁瑣的事情,有些活動還好,但有些活動的物料會非常多,這時管理這項工作就會變得非常重要。我們需要將年會所需要的所有物料列到一項清單當(dāng)中,可以分內(nèi)外場,也可以分大件物料及小件物料,具體怎么分類看個人,怎么好做怎么來。不容易弄亂,不容易出現(xiàn)露件丟件就OK。
6、確定節(jié)目類型
為了避免節(jié)目千篇一律,以及保證晚會的質(zhì)量。我們在讓員工組織節(jié)目時,可以給員工挑選,可以采用抓鬮等形式,節(jié)目類型可包括:唱歌、跳舞、相聲、小品、模仿秀、樂器表演、走秀、朗誦、音樂劇等等。
7、場地布置場地布置包括內(nèi)場搭建,外場氣氛布置。場地的布置需要提前一個晚上進行,專業(yè)的設(shè)備還是由專業(yè)人員來安裝及調(diào)試。
8、中期執(zhí)行年會開始時,需要安排好各工作人員的崗位,讓每一個人的工作都落到實處,做好每一項工作??嘏_需要把控好每一個環(huán)節(jié)所需要的燈光、音樂、屏幕畫面;對接主持人的需要讓主持人熟悉流程,以及在臨時更改流程時能第一時間告訴主持人。最重要的一項就是在中期,必須確保的是安全,整場晚會的安全措施必定要做好,必須安排安保,把握好整場活動的安全。
9、后期總結(jié)宣傳文章:撰寫宣傳文章,進行宣傳推廣(對客戶)。照片整理:整理現(xiàn)場照片,發(fā)給公司相關(guān)人員,或做成相冊。視頻剪輯:現(xiàn)場年會視頻剪輯、儲存,或做成光盤、U盤等。
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